Eine neue ERP-Lösung, eine Cloud-Migration, ein Netzwerk-Ausbau: Sobald eine öffentliche Institution oder ein ihr angeschlossenes Unternehmen ein IT-Projekt beschaffen will, entscheidet sich der Erfolg meist nicht erst bei der Antwort auf die Frage "welche Software passt zu uns?" – sondern viel früher, bei der Frage "kennen wir unsere eigene Systemlandschaft genau genug, um sie sauber auszuschreiben?". Wer diese Hausaufgabe nicht macht, bekommt am Ende Angebote, die auf dem Papier gut aussehen und in der Praxis nicht passen.
Die Ist-Aufnahme entscheidet über die Qualität der Angebote
Jede Evaluation ist nur so gut wie die Anforderungen, auf denen sie basiert. Das klingt banal, wird aber in der Praxis regelmässig unterschätzt: Welche Systeme sind heute im Einsatz, welche Schnittstellen bestehen zu vor- und nachgelagerten Applikationen, wo liegen die Daten, welche Abhängigkeiten zu Altsystemen gibt es, welche Lastprofile und Skalierungsanforderungen muss eine neue Lösung abdecken? Wird diese technische Ist-Situation lückenhaft erfasst, formulieren Anbieter ihre Angebote auf Basis von Annahmen – und genau diese Annahmen sind später der Grund, warum ein Projekt aus dem Ruder läuft.
Anforderungen, die man tatsächlich prüfen kann
Ein technisches Pflichtenheft ist nur dann brauchbar, wenn sich jede Anforderung später auch überprüfen lässt. Statt "das System muss performant sein" braucht es konkrete, messbare Kriterien:
Nur wer seine Anforderungen so konkret formuliert, kann Angebote später auch objektiv vergleichen.
Wo Proof of Concept und Anbieter-Assessment den Unterschied machen
Eine reine Papierevaluation zeigt selten, ob eine Lösung wirklich hält, was sie verspricht. Deshalb lohnt es sich, technische Prüfungen aktiv in den Evaluationsprozess einzubauen:
Diese Elemente liefern belastbare Fakten, wo eine reine Kriterienliste nur Behauptungen abbildet.
Architektur- und Betriebsfragen früh klären
Viele Probleme in IT-Projekten entstehen, weil zentrale technische Fragen erst nach der Vergabe gestellt werden: Wie sieht das Datenmigrationskonzept aus? Wer betreibt die Lösung – Cloud, On-Premise oder hybrid? Welche Sicherheitsarchitektur liegt zugrunde? Wie ist der Übergang vom Altsystem geregelt? Werden solche Fragen bereits während der Evaluation adressiert, lassen sich Anbieter direkt danach beurteilen, wie durchdacht ihr technisches Konzept tatsächlich ist – statt sich später mit bösen Überraschungen im Betrieb auseinanderzusetzen.
Der Unterschied zwischen einem sauberen und einem guten Vergabeentscheid
Sauber ist ein Vergabeentscheid, der formal korrekt zustande kommt. Gut ist ein Vergabeentscheid, der zusätzlich die technisch beste Lösung für die eigene Systemlandschaft findet. Genau hier liegt die eigentliche Herausforderung: eine Evaluation so aufzubauen, dass sie fachlich fundierte, technisch belastbare Entscheide ermöglicht – und nicht nur Kriterienlisten abhakt.
Planen Sie ein IT-Projekt, das öffentlich ausgeschrieben werden soll, oder möchten Sie sich über Ihr Vorhaben austauschen?
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Systemlandschaft sauber aufzunehmen, technisch belastbare Anforderungen zu formulieren und die passende Lösung für Ihr Projekt zu finden. Bei Fragen sind wir gerne für Sie da. Schnell. Agil. Zuverlässig.
